O tema deste artigo pode ter te despertado uma certa curiosidade e, ao mesmo tempo, acredito que também esteja passando pela sua cabeça como ele fará para resolver aquele pequeno incômodo que no fundo você sabe que tem. A ideia é conversarmos sobre algo que parece ser difícil, mas no fundo pode ser extremamente simples.
Larissa Cerdeira,
Atendimento – Invente Comunicação
Vamos começar a falar sobre o incômodo que mencionei há pouco? Com toda a certeza você já deve ter desejado várias vezes que o dia tivesse mais que 24 horas. Uma ou duas horinhas a mais fariam uma diferença notável na rotina, não é mesmo? A sua pauta seria finalizada todos os dias se o tempo não fosse o “grande vilão”? Estes questionamentos são comuns em grande parte das pessoas, – se bobear, até Steve Jobs já se deparou pensando nisso em algum momento da vida. Não é exceção para ninguém, todos acreditamos que temos algum problema com o tempo. O dia nunca é longo o suficiente e as horas passam na mesma velocidade de um piscar de olhos. É, se você precisa entregar tarefas importantes todos os dias ou trabalha com metas, esse tipo de pensamento pode se tornar angustiante a curto prazo.
Quase sempre somos bombardeados com informações que surgem em diversas vertentes e com prazos estourando a todo momento. Como organizar tudo isso com qualificação e, principalmente, da forma mais produtiva para o seu processo pessoal de trabalho? Tomo a liberdade de adiantar que no começo será um grande desafio, mas você verá o resultado ser construído naturalmente.
O ideal é sempre pensar em como eu posso tornar o meu dia mais útil e construtivo, como definir prioridades e saber lidar com segundos planos (“para depois”). Olha, se tem uma coisa gratificante e interessante de se dizer, é a frase: “Isso eu posso deixar para mais tarde”. Ao contrário do que muitas pessoas pensam, nós não somos capazes de fazer tudo ao mesmo tempo. Alguns dizem que as mulheres se saem melhor neste tipo de situação, possuem facilidade e conseguem realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Em alguns casos, isso até pode ser verdade. Eu realmente acho que em certos momentos conseguimos prestar atenção em várias informações e trabalhar com o desenvolvimento de inúmeras ações, mas não acredito que isso seja saudável para ninguém. Nós precisamos definir prioridades – focos e objetivos. Por mais simples que seja uma tarefa, é importante focar em resolver aquele detalhe antes de dar o próximo passo. Quando não nos concentramos e criamos “barreiras” ou distrações, não conseguimos finalizar o que nos propusemos a fazer. E, inevitavelmente, quando uma tarefa não é finalizada, postergamos e deixamos para o dia seguinte, o que a longo prazo acaba se transformando em uma bola de neve estratosférica.
Após definir por onde começar e o que é mais importante naquele momento, o gerenciamento do tempo será construído de forma singular. O tempo é o mesmo para todas as pessoas, nós apenas precisamos saber lidar com ele. Usar o tempo a nosso favor é um grande mérito. A organização está intimamente ligada a como o vemos e o observamos. O ponto de partida é entender que o seu método de trabalho não está errado ou equivocado, você apenas precisa encontrar uma maneira de balancear e equilibrar as informações.
Uma boa organização vem com o entendimento e conhecimento de inúmeras informações. Normalmente as pessoas organizadas entendem e sabem encontrar tudo o que você as questionar. Este tipo de posicionamento na maioria das vezes está ligado a uma prática simples: anotar! A quantidade de informações que temos na nossa cabeça e que precisamos saber e entender é absurda. A não ser que você seja superdotado, é praticamente impossível lembrar cada detalhe de tudo. Uma hora ou outra, a sua cabeça te deixará na mão. Por isso anote, reescreva e estude.
O aperfeiçoamento está ligado ao estudo e a prática do conhecimento. Mas antes de pensar em estratégias para se tornar um bom organizador, é preciso entender o processo e seus objetivos – ter uma visão geral da estrutura da empresa. Quando conhecemos bem o local onde trabalhamos, automaticamente pensamos em estratégias para a melhoria do processo. Toda grande mudança começa em um pequeno ato, por isso entenda cada detalhe e procure pensar em soluções que contribuam para o bom andamento e gerenciamento das informações e tarefas diariamente.
Quando pensamos estrategicamente, procuramos estabelecer métricas para medir resultados. Aliadas à organização, as métricas são importantes para gerenciarmos o processo e validarmos o resultado das ações. Elas são variáveis, você gerenciará e definirá as estatísticas. Como dito uma vez por William Edwards Deming, estatístico, professor e consultor norte-americano: “Não se gerencia o que não se mede, não e mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”.
Para cada tipo de processo, é possível estabelecer indicadores diferentes. Como estamos partindo para uma visão voltada ao pessoal, pode-se definir caminhos a serem seguidos a fim de verificar a viabilidade das ações escolhidas e apropriadas pelo funcionário. Um bom exemplo de métrica neste caso pode ser definido pelos prazos de entrega: “será que eu estou dando conta do que preciso fazer em tempo hábil?” ou “será que não estou me apropriando de mais tarefas do que estou apto a trabalhar?”. Essas são questões que podem te ajudar a definir um processo mais alinhado com a sua realidade de trabalho e, automaticamente, te darão munição e conhecimento para gerenciar o sistema.
